Inloggen

Login to your account

Username *
Password *
Remember Me
zaterdag, 12 maart 2016 21:40

Via dit artikel willen we graag een paar ideeën delen rond de implementatie van een Document Management Systeem (DMS).

Bij aanvang van een implementatie, bij de business assessment, krijgen we vaak vragen rond documenten. Bij nader inzicht, blijkt dat we vaak niet zodanig over documenten in het algemeent praten maar eerder over de informatie die ze bevatten of de processen die ze aansturen.

Alle documenten bevatten informatie. De reden van een implementatie is eerder gericht op de waarde van de informatie die deze documenten bevatten dan op de waarde van de documenten zelf.

Hoe beslissen we welke documentenstroom er geautomatiseerd dient te worden?

Het parito principe of de 80/20 regel is een goed begin : Focus op de vitale documenten en processen (20%) om zo snel mogelijk een hoge return on investment (80%) te krijgen.

Enkele vragen die kunnen helpen :

  • Welke documenten hebben de grootste invloed op onze resultaten?
  • Welke processen hebben de grootste invloed op de efficiëntie?

Onderschat dit selectieproces vooral niet ! Ongetwijfeld heeft u documenten die niet of bijna nooit gebruikt worden. Durf deze documenten of processen te elimineren !

Wat kan u verwachten van een goede implementatie partner?

Sommige klanten hebben de neiging te vertrouwen op de ervaring van hun DMS-leverancier om een sleutel-op-de-deur, zeer technisch systeem te leveren in de hoop hun processen en documentproblemen op te lossen. Er zijn weliswaar enkele "best practices", maar een goede implementatie partner kijkt met u naar de verschillende processen die zelfs binnen één organisatie, van afdeling tot afdeling kunnen variëren.

Dient de implementatiepartner alleen te implementeren zonder enige inspanning van de klant ?

Het antwoord is zonder twijfel neen ! Implementaties zijn partnerships waarbij een goede interactie vereist is. U als klant dient uw behoeften te uiten zodat uw implementatiepartner dit kan vertalen in een geautomatiseerd systeem.

Zorg alvast dat het van de eerste keer juist is en vooral: hou het simpel!

U wil uw implementatie van de eerste keer juist ? Contacteer ons vandaag nog.

vrijdag, 04 maart 2016 09:46

Eén van de beroepen die het meeste voordeel kan halen uit de implementatie van een Document Management Systeem (DMS), is ongetwijfeld de accountant of boekhouder. Denk maar aan alle print outs van documenten, aankoop- en verkoopfacturen die klanten aanleveren. De beste manier om dit probleem te lijf te gaan is het implementeren van een geautomatiseerd, digitaal archiveringssysteem.

Hieronder vindt u kort samengevat de voordelen en hoe het ook voor u een goede oplossing zou kunnen zijn.

Digitaal archief

Documenten digitaal in een vaste structuur opslaan, levert u enorme tijdswinst op om ze nadien terug te vinden. Ook e-mails horen thuis in een DMS systeem zodat u onmiddellijk de juiste mail bij de hand heeft wanneer u hem nodig hebt.

Integratie met uw kantoorsoftware

Er bestaan slechts weinig boekhoudprogramma’s, die eveneens voorzien in het échte digitaal beheer van documenten van uw kantoor. Oplossingen omtrent het inscannen en beheren van aankoopfacturen zijn bij de meesten wel bekend, maar wist u ook dat een Document Management Systeem geïntegreerd kan worden in uw boekhoudsoftware om uw permanent en jaardossier op te bouwen?

Toekomstvisie

Iedereen is het er over eens dat de rol van de boekhouder volop aan het veranderen is. De technologie heeft een deel van het werk van de accountant/boekhouder overgenomen, het wordt tijd voor de boekhouder van de toekomst !

Omringd door de juiste technologie zal u uw klant kunnen bijstaan wanneer hij er nood aan heeft. U als boekhouder levert de juiste informatie snel en correct aan, het verwerken van boekhoudstukken wordt echter bijzaak, advies daarentegen eerder hoofdzaak. Een betrouwbaar Document Management Systeem is van vitaal belang om georganiseerd en efficiënt te kunnen werken en is slechts een onderdeel in de hele informatieketen van een kantoor.

Kwaliteitsnorm

De beroepsinstituten leggen een kwaliteitsnorm op. Het is dan ook een extra stimulans of opportuniteit om de kwaliteitstoetsing te combineren met de implementatie van een digitaal archief. Door gebruik te maken van flexibel in te richten werkstroomschema’s (workflows) kan u immers perfect de verplichtingen inzake antiwitwaswetgeving of de cliënt acceptatieprocedure nakomen en aantonen.

Wil u een stap zetten naar de toekomst ? Bekijk onze oplossing voor accountants of contacteer ons gerust voor een vrijblijvend gesprek.