Inloggen

Login to your account

Username *
Password *
Remember Me

Lijkt de implementatie van een Document Management Systeem u ingewikkeld ?

  • zaterdag, 12 maart 2016 21:40

Via dit artikel willen we graag een paar ideeën delen rond de implementatie van een Document Management Systeem (DMS).

Bij aanvang van een implementatie, bij de business assessment, krijgen we vaak vragen rond documenten. Bij nader inzicht, blijkt dat we vaak niet zodanig over documenten in het algemeent praten maar eerder over de informatie die ze bevatten of de processen die ze aansturen.

Alle documenten bevatten informatie. De reden van een implementatie is eerder gericht op de waarde van de informatie die deze documenten bevatten dan op de waarde van de documenten zelf.

Hoe beslissen we welke documentenstroom er geautomatiseerd dient te worden?

Het parito principe of de 80/20 regel is een goed begin : Focus op de vitale documenten en processen (20%) om zo snel mogelijk een hoge return on investment (80%) te krijgen.

Enkele vragen die kunnen helpen :

  • Welke documenten hebben de grootste invloed op onze resultaten?
  • Welke processen hebben de grootste invloed op de efficiëntie?

Onderschat dit selectieproces vooral niet ! Ongetwijfeld heeft u documenten die niet of bijna nooit gebruikt worden. Durf deze documenten of processen te elimineren !

Wat kan u verwachten van een goede implementatie partner?

Sommige klanten hebben de neiging te vertrouwen op de ervaring van hun DMS-leverancier om een sleutel-op-de-deur, zeer technisch systeem te leveren in de hoop hun processen en documentproblemen op te lossen. Er zijn weliswaar enkele "best practices", maar een goede implementatie partner kijkt met u naar de verschillende processen die zelfs binnen één organisatie, van afdeling tot afdeling kunnen variëren.

Dient de implementatiepartner alleen te implementeren zonder enige inspanning van de klant ?

Het antwoord is zonder twijfel neen ! Implementaties zijn partnerships waarbij een goede interactie vereist is. U als klant dient uw behoeften te uiten zodat uw implementatiepartner dit kan vertalen in een geautomatiseerd systeem.

Zorg alvast dat het van de eerste keer juist is en vooral: hou het simpel!

U wil uw implementatie van de eerste keer juist ? Contacteer ons vandaag nog.